La mayoría de las veces, los clientes que pagan tarde pertenecen a una de las cinco categorías que describimos a continuación. Sus cuentas morosas generalmente tendrán clientes de todas estas categorías. Para una excelente gestión de cuentas por cobrar, debe saber cómo identificar la categoría de cada cliente, conocer las razones y averiguar cómo actuar en consecuencia. Aquí les dejamos las principales causas de la mora y como se podría solucionar.
- Causa 1: Algunas empresas pagan tarde debido a sus ventas, cuentas por cobrar y ciclos de inventario, o prácticas operativas que son habituales en su industria. Algunas industrias son dolores de cabeza naturales para la gestión de cuentas por cobrar, infames por las notorias tasas de morosidad.
Solución: Tener una póliza de crédito corporativa generalmente ayuda. Indique a sus clientes que su práctica no permite ciclos promedio de la industria. El hecho de que muchas empresas no puedan cobrar a los clientes no significa necesariamente que deba renunciar a la gestión de sus cuentas por cobrar. Sus clientes deben saber que cuenta con políticas crediticias sólidas. Debe realizar un seguimiento regular de las facturas atrasadas. Debe ayudarlos con sus pagos.
- Causa 2: es posible que no esté clasificado en la parte superior de la lista de prioridad de pago de su cliente. Es posible que su producto no sea fundamental para el ciclo comercial de sus clientes o que su producto se pueda reemplazar fácilmente por productos de otros proveedores. Otra razón importante puede ser que su cliente tenga otros proveedores que tengan criterios crediticios más estrictos. Entonces, su cliente les paga antes de pagarle a usted.
Solución: El hecho de que tengan otros proveedores no puede ser una excusa para que no le paguen. Necesitas tener una postura más firme desde el principio. Tenga un proceso claramente definido para sus cuentas. Hay muchas formas en las que puede solicitar el pago que se merece sin dejar de ser cordial. Sus clientes deben saber que es tan importante para su empresa que se les pague como para el negocio de sus clientes. Pero vivimos en un mundo distraído, y captar la atención de sus clientes como todos los demás proveedores es fundamental en la carrera por cobrar.
- Causa 3: El cliente se encuentra en dificultad financiera. El negocio de su cliente puede estar pasando por tiempos difíciles y realmente no pueden devolverle el dinero. Esta categoría conlleva, con mucho, el mayor riesgo para la gestión de sus cuentas por cobrar.
Solución: para evitar enfrentar una situación tan desafiante, debe monitorear constantemente su cartera de clientes para ver si hay algún cambio en los perfiles crediticios de sus clientes. Puede tener una idea de quién no lo está haciendo bien simplemente mirando los registros judiciales de sus clientes, como sentencias, embargos, demandas y quiebras. Tan pronto como sepa que uno de sus clientes tiene dificultades financieras, debe tomar medidas. Ajuste los límites de crédito según la información que tenga. Si vendiste algo y estás esperando que te paguen, date prisa y ponte al frente de la fila. Porque si no actúa rápidamente, es posible que nunca vuelva a ver a ese cliente.
- Causa 4: las prácticas contables internas de su cliente pueden ser un desastre. Un departamento de contabilidad desorganizado o la falta de personal que sepa cómo rastrear y procesar las cuentas por pagar pueden causar retrasos en los pagos, no sólo para usted sino para todos los que se ocupan de ese negocio. Este es un escenario típico para nuevas empresas y nuevas empresas que no tienen los sistemas en su lugar.
Solución: este cliente requiere más atención que los demás. Es posible que deba hacer un seguimiento con regularidad y recordarle a su cliente que tiene un próximo pago. Los recordatorios sistemáticos antes y después de la fecha de vencimiento deben convertirse en parte de un procedimiento operativo estándar para este tipo de cliente. Dependiendo de su relación, si los correos electrónicos, faxes y cartas no son lo suficientemente poderosos como para que le paguen, es posible que deba probar métodos de administración de cuentas por cobrar más severos y captar la atención de cualquier persona de la empresa que esté en condiciones de pagarle.
- Causa 5: es la forma en que trata con sus clientes. Si tradicionalmente ha sido tolerante con los morosos y ha tenido una gestión relajada de las cuentas por cobrar, sus clientes ya saben que el pago tardío tiene muy pocas repercusiones. En ese caso, obviamente lo mejor para ellos es estirar los pagos tanto como sea posible. Después de todo, es básicamente efectivo gratis. Cuanto más tarde paguen, más capital de trabajo conservarán para su negocio.
Solución: estandarice sus políticas de crédito. Establezca procedimientos de crédito claramente definidos para todos sus clientes. Sea firme en sus plazos y sus prácticas de seguimiento. Recopila más información, monitorea siempre a tus clientes, hazle saber al mundo que darás seguimiento a las cuentas atrasadas, precisamente porque es tu dinero. “Ser predecible” es muy importante en la gestión de créditos y cuentas por cobrar. Todos sus clientes deben saber cuándo recibirán una llamada o una carta suya si no le pagan. La previsibilidad conducirá a la credibilidad. La credibilidad le ayudará a que le paguen antes de lo que lo haría de otra manera.
